ऑफिस ई-मेल भेजते समय इन एटीकेट्स का जरूर रखें ख्याल

आज के समय में अधिकतर ऑफिस वर्क ई-मेल के जरिए किया जाता है। ऑफिस में छुट्टी लेने से लेकर प्रोजेक्ट्स को सबमिट करने के लिए ई-मेल की सहायता ली जाती है। ऐसे में यह ऑफिस कम्युनिकेशन का एक महत्वपूर्ण साधन बन चुका है।

लेकिन यह देखने में आता है कि अक्सर लोग ऑफिस में ई-मेल तो भेजते हैं, लेकिन उस दौरान कुछ एटीकेट्स की अनेदखी करते हैं। जबकि, इसका आपकी प्रोफेशनल इमेज पर भी असर पड़ता है।

ईमेल एटीकेट्स आपको अधिक प्रोफेशनल दर्शाते हैं, बल्कि यह आपके कम्युनिकेशन को भी अधिक प्रभावी बना सकते हैं। साथ ही, यह बिजनेस या ऑफिस वर्क में होने वाली कुछ छोटी-छोटी गलतियों व मिसकम्युनिकेशन से भी बचाते हैं।

इसलिए, यह सलाह दी जाती है कि वर्कप्लेस पर या फिर किसी ऑफिशियल ई-मेल को भेजते समय इन एटीकेट्स को अवश्य फॉलो किया जाना चाहिए। तो चलिए आज इस लेख में हम आपको ऑफिस ई-मेल से जुड़े कुछ एटीकेट्स के बारे में बता रहे हैं-

लिखें डायरेक्ट सबजेक्ट लाइन

ऑफिस ई-मेल भेजते समय सबजेक्ट लाइन पर विशेष रूप से ध्यान देना जरूरी होता है। कुछ लोग सिंपल सबजेक्ट लाइन लिखते हैं, लेकिन वास्तव में सबजेक्ट लाइट कुछ ऐसी होनी चाहिए, जो आपकी ई-मेल के सार के रूप में लिखी गई हो। मसलन, अगर ऑफिस की किसी मीटिंग का समय बदल गया है तो ऐसे में आप सिर्फ मीटिंग डेट चेंज लिखने से बचें। इसकी जगह आप सबजेक्ट लाइन में उस तारीख को भी अवश्य मेंशन करें। इस तरह की ई-मेल अधिक प्रभावी मानी जाती है।

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प्रोफेशनल ई-मेल आईडी का ही इस्तेमाल करें

जब भी आप काम से संबंधित ई-मेल भेज रही हैं तो आपको इस बात का विशेष रूप से ध्यान रखना चाहिए कि आप प्रोफेशनल ई-मेल आईडी का ही इस्तेमाल करना चाहिए। कई बार ऐसा होता है कि किसी व्यक्ति की कई ई-मेल आईडीहोती हैं और ऐसे में उसकी पर्सनल आईडी पर मेल भेजने से बचें। वहीं, अगर आप किसी कंपनी को रिप्रेजेंट कर रही हैं, तो आपको हमेशा उस ईमेल पते का उपयोग करना चाहिए जो आपकी कंपनी ने आपको प्रदान किया है।

हर बार रिप्लाई ऑल का इस्तेमाल ना करें

कोई भी ऐसे ईमेल खोलना या पढ़ना पसंद नहीं करता जिनका उनसे या उनके विभाग से कोई लेना-देना नहीं है। इस तरह की ईमेल व्यक्ति को अन्यथा परेशान कर सकती हैं। साथ ही, इससे आपकी इमेज पर भी नेगेटिव असर पड़ सकता है। इसलिए, इस बटन का ऑप्शन बेहद ही सोच-समझकर करें। अगर आप ग्रुप में एक साथ मैसेज भेजना चाहती हैं, तभी इसे इस्तेमाल करें। इस दौरान ध्यान रखें कि आपकी सूची में वह लोग ही शामिल हों, जिनका उनसे संबंध हो।(प्रोफेशनल इमेज का ऐसे रखें ध्यान)

प्रोफेशनल ग्रीटिंग्स का करें इस्तेमाल

जब बात ई-मेल एटीकेट्स की होती है, तो ऐसे में आपको यह ध्यान रखना चाहिए कि आप प्रोफेशनल ग्रीटिंग्स का ही हमेशा इस्तेमाल करें। कुछ लोग प्रोफेशनल ई-मेल भेजते समय कुछ केजुअल शब्दों जैसे हाय, हैलो का इस्तेमाल करते हैं। लेकिन हर किसी के साथ इस तरह के शब्दों का इस्तेमाल करना अच्छा नहीं माना जाता है।

अगर आप किसी ऑफिस ग्रुप में मैसेज भेज रहे हैं, जिसमें सभी कलीग्स के साथ आपका दोस्ताना व्यवहार है तो आप ऐसे शब्द यूज कर सकते हैं। लेकिन अगर आपकी ई-मेल में सीनियर्स या बाहर के सदस्य भी मौजूद हैं तो ऐसे में प्रोफेशनल ग्रीटिंग्स का ही इस्तेमाल करें।(ऑफिस में न करें ये बॉडी लैंग्वेज मिसटेक्स)

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तो अब आप भी प्रोफेशन ई-मेल भेजते समय इन छोटे-छोटे टिप्स को अवश्य फॉलो करें। अगर आपको यह लेख अच्छा लगा हो तो इसे शेयर जरूर करें व इसी तरह के अन्य लेख पढ़ने के लिए जुड़ी रहें आपकी अपनी वेबसाइट हरजिन्दगी के साथ।

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